Een ontslag op staande voet. Het is snel gegeven, in de praktijk blijkt vaak te snel. Dagelijks sneuvelen geven ontslagen op staande voet bij de rechter. Soms omdat er eenvoudigweg geen dringende reden was voor het ontslag, vaker omdat door de werkgever niet de juiste formaliteiten in acht zijn genomen.
Deze blog is bedoeld als handvat voor de werkgever die een ontslag op staande voet overweegt. Hier vindt u een stappenplan – welke stappen moet u doorlopen als u een ontslag op staande voet overweegt? Ook geef ik een aantal tips en “toverformules*” waarmee de meest voorkomende valkuilen kunnen worden ontweken. Volgt u deze stappen en tips, dan kunt u de kans dat het ontslag op staande voet door de rechter in stand wordt gelaten aanzienlijk vergroten.
Stap 0: Dossieropbouw en schriftelijk vastlegging afspraken
Eigenlijk begint iedere (ontslag)zaak ver voordat daadwerkelijk een voornemen tot ontslag is gerezen.
Het overgrote grote merendeel van de ontslagzaken is terug te voeren op een mismatch tussen de verwachtingen van de werkgever enerzijds en de verwachtingen van de werknemer anderzijds. Bij beide zal dit leiden tot irritaties waardoor je sneller in een conflict (ontslag) situatie terecht komt.
Dit kan echter eenvoudig worden voorkomen. Dit doe je door als werkgever de meest belangrijke regels die binnen uw onderneming gelden, schriftelijk vast te leggen en met de werknemers te communiceren. Houdt u daarnaast een goed personeelsdossier bij waarin de periodieke beoordelingen en op individueel niveau gemaakte afspraken worden vastgelegd, dan kan daarmee een hoop miscommunicatie worden voorkomen.
De werknemer weet dan immers beter waar hij staat en wat er van hem wordt verwacht. Bovendien zal de rechter u eerder toestaan de werknemer op geldende bedrijfsregels en gemaakte afspraken af te rekenen, als deze deugdelijk (schriftelijk) met de werknemer zijn gecommuniceerd.
Stap 1: Bevries de situatie
Op enig moment rijst het vermoeden dat sprake is van een dermate ernstige gedraging van de werknemer dat dit (mogelijk) een ontslag op staande voet rechtvaardigt. Soms gaat dit geleidelijk door een stapeling van veel kleine incidenten. In andere gevallen is sprake van een duidelijk incident dat het voornemen tot een ontslag op staande voet oproept.
De eerste stap die u dan neemt is het bevriezen van de situatie. Hiermee voorkomt u dat de werknemer onnodig schade aan uw onderneming en goede naam kan aanrichten. Meer belangrijk nog is dat u op deze wijze voor uzelf tijd koopt. Hierdoor creëert u voor uzelf de gelegenheid een weloverwogen en geïnformeerde beslissing over het al dan niet geven van een ontslag op staande voet te nemen.
Spreek de werknemer er dus op aan dat u het vermoeden heeft dat sprake is van ernstige misdragingen en stel hem in afwachting van uw beslissing hoe u hiermee wilt omgaan op non-actief. In beginsel zal deze non-actiefstelling altijd met behoud van loon zijn, tenzij met de werknemer of in de cao andere afspraken zijn gemaakt.
Geef de werknemer ook een termijn waarbinnen deze een bericht van u kan verwachten. Houd daarbij rekening met de hierna te bespreken eis dat u bij het geven van een ontslag op staande voet voortvarend dient te handelen.
Stap 2: Doe onderzoek en win advies in
Voordat u een ontslag op staande voet geeft moet u zeker zijn van uw zaak. Hoe sterk is uw vermoeden van misstanden, kunt u deze bewijzen en zijn er voorbeelden uit de praktijk waarop u kunt aanhaken?
Voor welke gevallen kan een ontslag op staande voet worden gegeven?
Een ontslag op staande voet kan worden gegeven als sprake is van een dringende reden. Deze dringende reden wordt in de wet omschreven als “zodanige daden, eigenschappen of gedragingen van de werknemer, die ten gevolge hebben dat van de werkgever redelijkerwijze niet kan gevergd worden de arbeidsovereenkomst te laten voortduren.”
In de praktijk betekent dit dat een ontslag op staande voet een laatste redmiddel moet zijn. Alle feiten in ogenschouw genomen mag niet met een lichtere sanctie kunnen worden volstaan. Twijfelt u of sprake is van een dringende reden? Kies dan voor een lichtere maatregel zoals een schorsing, (laatste) waarschuwing of ontbindingsverzoek bij de kantonrechter.
Bij de beoordeling van een ontslag op staande voet kijkt de rechter naar het totale plaatje. Niet alleen de ernst van de gedraging zelf is relevant, maar ook zaken zoals de duur van het dienstverband, de staat van dienst van de werknemer en bijvoorbeeld eerder gegeven waarschuwingen tellen mee bij de vraag of een ontslag op staande voet terecht is gegeven.
Ook spelen omstandigheden die in de persoon van de werknemer zijn gelegen een belangrijke rol. Heeft de werknemer bijvoorbeeld een verklaring voor zijn gedrag? Denk aan de werknemer die net te horen heeft gekregen dat zijn moeder is overleden en die vervolgens in emotionele toestand zijn baas de huid vol scheldt. En wat zijn de gevolgen van het ontslag voor de werknemer?
Verzamel en bewaar al het bewijs waarmee u de redenen voor het ontslag kunt aantonen. Als de werknemer tegen het ontslag op staande voet protesteert, zult u dit nodig hebben.
Win advies in
Als uit de gepubliceerde rechtspraak één ding duidelijk mag worden, dan is het wel dat het in de praktijk vrijwel onmogelijk is vooraf met zekerheid te bepalen of een ontslag op staande voet stand zal houden. Overweegt u een ontslag op staande voet te geven, overleg dan altijd met een arbeidsrecht specialist en laat de redenen die u heeft aan de laatste stand van de rechtspraak toetsen.
Stap 3: Ga voortvarend tewerk
De wet vereist dat een ontslag op staande voet 1) onverwijld wordt gegeven en 2) onder onverwijlde mededeling van de redenen van het ontslag (stap 4).
het eerste vereiste houdt in dat het ontslag op staande voet zo snel mogelijk nadat de dringende reden zich voordoet en u hiermee bekend raakt, moet worden gegeven. Onnodig stilzitten door de werkgever leidt vrijwel altijd tot een vernietiging van het gegeven ontslag op staande voet.
Dit neemt niet weg dat u wel enige tijd mag nemen voor onderzoek, het horen van de werknemer, intern overleg en het inwinnen van (juridisch) advies.
Ook komt het voor dat u pas later van de dringende reden op de hoogte raakt. Belangrijk is dan om in ieder geval vanaf dat moment de zaak voortvarend op te pakken.
Een harde regel exact hoeveel tijd er tussen de dringende reden en het gegeven ontslag mag zitten, kan niet worden geven. Een ontslag dat is gegeven binnen 48 uur zal doorgaans echter als onverwijld gegeven worden aangemerkt. Dit geldt temeer als de werknemer in deze periode op non-actief was gesteld.
Stap 4: Doe de mededeling schriftelijk en met redenen omkleed
Als u besloten hebt een ontslag op staande voet te geven, verlangt de wet dat u bij de mededeling van het ontslag de werknemer ook informeert over de redenen hiervoor.
De wet schrijft niet voor hoe het ontslag moet worden gegeven. Dit mag dus ook mondeling. Met het oog op eventuele procedures verdient een schriftelijke mededeling echter altijd de voorkeur.
De reden voor het ontslag is het punt waarop de meeste werkgevers en de meeste ontslagen op staande voet, struikelen. Belangrijkste knelpunt: de bij het ontslaggegeven reden kan achteraf niet meer worden gewijzigd of aangevuld. De mededeling van de ontslagreden moet dus in één keer goed zijn. Hou daarom bij het schrijven van de ontslagbrief altijd de volgende regels aan.
Regels voor de ontslagbrief:
- Geef een volledige en gedetailleerde omschrijving van alle gedragingen die aan het ontslag ten grondslag liggen. Is er bijvoorbeeld een vechtpartij geweest tussen collega’s? Benoem dan exact wat er is gebeurd. Wie heeft wie geslagen/geschopt/gebeten/etc.? Wat was de aanleiding voor de vechtpartij? Wie waren erbij betrokken/getuige? Wat is er allemaal gezegd? Hoe is de vechtpartij geëindigd en wat is er daarna gebeurd (zijn er bijvoorbeeld excuses aangeboden)? Is er een bedrijfsreglement/individuele afspraak waarin is voorgeschreven hoe met dergelijke situaties zal worden omgegaan? Etc.
Een goede ontslagbrief telt door deze gedetailleerde beschrijving doorgaans minimaal twee kantjes, vaak meer. - Voorkom juridische termen. Uiteindelijk moet de werknemer op basis van de medegedeelde ontslagredenen kunnen begrijpen welke verwijten hem worden gemaakt. Juridische termen kunnen hierbij onnodig voor verwarring zorgen. Bovendien zult u de verwijten die u maakt, ook moeten kunnen aantonen als de werknemer tegen het ontslag protesteert. Gebuikt u juridische termen, dan kan dit betekenen dat u het volledige strafrechtelijke verwijt waarnaar deze term verwijst, moet kunnen aantonen. Beter is het om dus te volstaan met een feitelijke beschrijving “en daarbij heeft u de fiets/auto/jas/etc. kapot gemaakt”.
- Gebruik nadat u de redenen voor het ontslag op staande voet heeft beschreven de volgende toverformule*: “Door vorenstaande gedragingen is het vertrouwen dat wij in u moeten kunnen hebben onherstelbaar beschadigd. Iedere van de hiervoor genoemde omstandigheden, zowel afzonderlijk als tezamen en in iedere willekeurige samenstelling bezien, vormt/vormen een dringende reden op grond waarvan u per … [datum] op staande voet bent ontslagen.”
- Vergewis u ervan dat de mededeling van het ontslag de werknemer bereikt. Stuur de ontslagbrief bij voorkeur per gewone post, aangetekende post én per e-mail met leesbevestiging.
Stap 5: Het dienstverband afronden
Nadat het ontslag op staande voet is gegeven, moet een eindafrekening worden opgemaakt. Ook moet de werknemer uit dient worden gemeld bij het UWV. Informeer verder de collega’s over het ontslag, maar voorkom daarbij dat onnodig veel details worden gegeven. Het onnodig schaden van de goede naam van de werknemer kan aan u in een eventuele procedure worden tegengeworpen. Hou de mededeling dus neutraal en de kring van ingewijden beperkt.
Stap 6: Gefixeerde schadevergoeding
U kunt na een terecht gegeven ontslag op staande voet van de werknemer een schadevergoeding vorderen. Deze wettelijke schadevergoeding is gelijk aan het loon over de opzegtermijn (doorgaans 1 maand). U moet hiervoor uiterlijk binnen 2 maanden na de datum van het ontslag op staande voet, een verzoekschrift indienen bij de kantonrechter.
Wat kan de werknemer doen?
De werknemer die het niet eens is met het gegeven ontslag op staande voet moet zich binnen 2 maanden tot de kantonrechter wenden. Bij de kantonrechter kan de werknemer vragen het ontslag te vernietigen. Gaat de kantonrechter hierin mee, dan loopt het dienstverband gewoon door alsof er niets gebeurd is. U zult dan het loon over de niet gewerkte periode moeten nabetalen. Ook zult u de werknemer weer tot het werk moeten toelaten.
In plaats van de vernietiging van het ontslag op staande voet kan de werknemer ook aan de kantonrechter vragen aan hem een extra billijke vergoeding bovenop de transitievergoeding en gefixeerde schadevergoeding toe te kennen.
Na twee maanden in het ontslag op staande voet definitief.
De werknemer kan dan hooguit nog tot 3 maanden na het gegeven ontslag op staande voet een verzoek tot het toekennen van de transitievergoeding bij de kantonrechter indienen.
Drie maanden nadat het ontslag op staande voet is gegeven, is doorgaans de kous af. De werknemer heeft dan geen mogelijkheden meer tegen het ontslag te protesteren of daarvoor een vergoeding te vragen, een hele enkele uitzondering daargelaten. Gooi de bewijsstukken die u heeft verzameld echter niet weg! Mogelijk probeert de werknemer nog een vordering in te dienen die niet is gebaseerd op het ontslag. Denk bijvoorbeeld aan een loonvordering over niet uitbetaalde vakantiedagen. Voor dergelijke vorderingen bedraagt de termijn 5 jaar. Het is altijd handig als u ook dan nog over de stukken inzake het ontslag beschikt.
Wat zijn de gevolgen als het ontslag op staande voet geen standhoudt?
Zoals gezegd gebeurt het zeer regelmatig dat een ontslag op staande voet geen standhoudt bij de rechter. Dit kan al in eerste aanleg gebeuren of pas in hoger beroep.
De financiële consequenties hiervan zijn groot.
Als een ontslag op staande voet wordt vernietigd loopt het dienstverband in beginsel door. Dit betekend dat loon moet worden nabetaald over de periode dat de werknemer niet heeft gewerkt. Dit loon wordt meestal verhoogd met een boete (de wettelijke verhoging) voor het te laat betalen die kan oplopen tot 50% en de wettelijke rente. Bovendien zal in dat geval het dienstverband moeten worden voortgezet.
De werknemer die na een onterecht gegeven ontslag op staande voet het dienstverband niet wil voortzetten, kan de rechter vragen om een financiële compensatie. Deze kan worden opgebouwd uit de volgende componenten:
- Gefixeerde schadevergoeding gelijk aan de gemiste opzegtermijn;
- Transitievergoeding berekend op basis van de wet;
- Billijke vergoeding waarvan de hoogte wordt bepaald door de rechter.
Het totaal hiervan kan oplopen tot een bedrag gelijk aan vele maandsalarissen.
Conclusie
Een ontslag op staande voet is snel gegeven. In de praktijk blijkt het echter behoorlijk ingewikkelde materie waar menig werkgever op stukloopt. Dit kan grote financiële gevolgen hebben. Overweegt u uw werknemer ontslag op staande voet te geven? Houdt u dan aan vorenstaande stappen en tips en overleg altijd met een arbeidsrecht specialist.
Overweegt u een ontslag op staande voet te geven of wilt u hier meer over weten? Neem dan contact op met advocaat mr. Nienke Sprengers.
*Toverformules: In mijn opleiding tot advocaat had mijn patroon het regelmatig over “toverformules”. Dit zijn vaak ingewikkelde en omslachtige zinnen die door juristen zijn uitgedokterd naar aanleiding van rechtspraak. Doel is hiermee met één zin de meest voorkomende valkuilen te ontwijken.
Comments are closed.